Serhiy Shuldyk

Ao observar empresas bem-sucedidas que, em 8 a 10 anos, se tornam players-chave no mercado e já estabelecem suas próprias regras, é difícil acreditar que também começaram pequenas. Cada uma delas percorreu um caminho único e desafiador de desenvolvimento. Mas todas têm algo em comum: conseguiram organizar sua contabilidade gerencial e superar dificuldades financeiras.

De um funcionário a uma empresa internacional

O "Bureau de Vendas" de Andrey Krupkin é um exemplo brilhante de uma empresa que "conseguiu". Hoje, uma empresa internacional de consultoria bem-sucedida, em 2016 começou sua jornada com apenas um funcionário e três clientes. A experiência, o conhecimento e a persistência de Andrey permitiram expandir o negócio. No entanto, as lacunas na contabilidade gerencial impediam o crescimento pleno da empresa.

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Grandes faturamentos nem sempre significam grandes lucros

A empresa crescia, surgiam novos tipos de despesas, responsáveis financeiros, orçamentos departamentais e novos clientes com novas demandas. Se Afundar na burocracia que já estava batendo à porta não era uma opção. Era necessário encontrar uma solução simples e eficaz para sistematizar a confusão de valores e números.

Percebi por volta do terceiro ano de operação que, se eu queria ganhar mais, expandir a empresa, aumentar os salários da equipe, entender quanto eu realmente ganhava e manter uma higiene financeira, precisava entender de finanças. — Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas"

A solução parecia óbvia: era necessário consolidar todas as fontes financeiras em um único sistema e organizá-las.

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Ao conectar a Finmap e registrar todas as contas, finalmente foi possível respirar aliviado — os saldos transmitiam tranquilidade e esperança. Com esses valores, as crises financeiras pareciam preocupações irreais, que desapareciam assim que se analisava todo o capital.

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No entanto, os problemas não sumiam, e os déficits de caixa continuavam a desestabilizar os planos da empresa.

Achávamos que, por termos grandes faturamentos, tínhamos muito dinheiro. Mas descobrimos que isso ainda não era lucro. — Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas"

Como a Finmap ajudou a controlar o caos e os déficits de caixa?

Apenas reunir todas as fontes financeiras em um único sistema foi apenas o primeiro passo para organizar as finanças.

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O segundo passo foi o gerenciamento das entradas e saídas, que agora estavam completamente visíveis. Com a Finmap, o fluxo de dinheiro tornou-se transparente e compreensível, o que permitiu:

• Abandonar completamente as planilhas manuais;
• Eliminar o caos e a falta de clareza dessas planilhas;
• Unificar e padronizar a contabilidade para todos os departamentos;
• Controlar o fluxo de dinheiro em tempo real.
  

Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas", compartilha sua visão:

Se você não usa a Finmap, gasta um milhão de horas tentando organizar planilhas complicadas, onde nem mesmo é possível automatizar processos. A Finmap resolve tudo isso.

A cada dia, a situação ficava mais clara, e a empresa percebia que, sem um planejamento eficaz, o caos financeiro não poderia ser totalmente eliminado. A solução veio com o Calendário de Pagamentos da Finmap, que imediatamente mostrava os dias previstos para os pagamentos dos clientes e os momentos exatos para a realização dos desembolsos.

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Graças ao cálculo automático no Calendário, ficou claramente visível quando poderia haver falta de dinheiro para pagamentos a fornecedores ou funcionários.

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Assim, após o ajuste dos prazos de pagamento e das datas planejadas, os déficits de caixa foram riscados da lista de dificuldades financeiras.

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Principais insights do "Bureau de Vendas"

O planejamento racional e o relatório P&L finalmente responderam à pergunta: onde estava o lucro, que antes se perdia em meio a um grande volume de operações? Graças à data e ao período de cada negócio, foi possível destacar com precisão o dinheiro realmente ganho, não apenas no nível anual ou mensal, mas até mesmo semanalmente.

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Ao organizar os fluxos financeiros, o Bureau de Vendas, com a ajuda de relatórios financeiros prontos, conseguiu identificar os seguintes pontos:

• Fontes de despesas que precisam ser reduzidas e otimizadas;
• Serviços mais populares e lucrativos;
• Como otimizar as contas a receber;
• Quais áreas do negócio estão se desenvolvendo mais rapidamente;
• Áreas do negócio que precisam de renovação e modernização.

Como a Finmap e o "Bureau de Vendas" colaboram atualmente

Atualmente, a empresa organizou completamente sua contabilidade gerencial e, com as ferramentas da Finmap, automatizou esse processo. Agora, todos os principais gestores, o diretor de operações e o fundador têm acesso transparente às informações financeiras a partir de qualquer dispositivo.

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Andrey destaca que o controle financeiro baseado na Finmap permitiu uma formação mais precisa da estratégia de vendas: 

Comparando nossa contabilidade no início das operações e agora, tenho certeza de que conseguimos reduzir o tempo gasto com finanças em 50 vezes! — Andrey Krupkin, fundador do "Bureau de Vendas"

Você também pode comprovar isso registrando-se na Finmap. Organize e automatize sua contabilidade financeira e não perca mais tempo com tarefas burocráticas!

A falta de controle financeiro e despesas imprevistas podem se tornar o calcanhar de Aquiles de qualquer empreendedor, comprometendo a estabilidade financeira e reduzindo a lucratividade.

As finanças sempre foram fundamentais para mim. O Excel, embora útil, nem sempre atende às exigências modernas dos negócios. Mas quando começamos a trabalhar com ferramentas mais profissionais de controle financeiro para empresas, tudo mudou. — Dmytro Sheremeta, empreendedor, proprietário da "Chystota.ua”

Como economizar R$66 mil otimizando despesas

A empresa de Dmytro realiza limpezas que, quando necessário, incluem a entrega de equipamentos como aspiradores ou escadas, já incluídos no preço do serviço. Normalmente, utilizavam serviços de táxi, o que resultava em preços de transporte variáveis, dependendo do clima, dias da semana e demanda por táxis no momento.

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Ao analisar os gastos na Finmap, Dmytro percebeu que estavam gastando uma quantia considerável com logística. Junto com sua equipe, começaram a buscar maneiras de reduzir esses custos. Decidiram mudar completamente o tipo de entrega, encontrando um parceiro que realiza entregas com scooters elétricos. Isso melhorou o tempo de logística, eliminou a variável do combustível e estabilizou o preço.

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Uma entrega de ida e volta custava R$45; após a otimização, passou a custar R$15.

Graças à Finmap, economizamos R$48 mil apenas otimizando os custos de entrega de equipamentos. No total, economizamos mais de R$66 mil em um ano. — Dmytro Sheremeta, empreendedor, proprietário da "Chystota.ua”

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Quais funções da Finmap ajudam a economizar?

Dmytro utiliza frequentemente os relatórios de Fluxo de Caixa (Cashflow) e Lucros e Perdas (P&L). O Cashflow é usado mensalmente para analisar as despesas da empresa e tomar decisões rápidas sobre otimização.

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O P&L é revisado regularmente, comparando com os dois meses anteriores para identificar mudanças em diferentes categorias de despesas. Se houver aumento em alguma categoria, a equipe analisa imediatamente as causas e considera possibilidades de otimização.

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Economizar R$66 mil ou perder dinheiro? O que você escolheria?

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A resposta é óbvia. Mas como fazer isso?

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Na Finmap, todas as suas despesas e receitas podem ser padronizadas por categorias, contratantes e projetos.

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Vamos entender como isso funciona, usando as categorias como exemplo.

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Você tem despesas fixas que se repetem mensalmente, como aluguel, logística, publicidade, etc. Na seção de Análise, no relatório de Lucros, você pode usar filtros para analisar suas despesas por período e categoria.

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Assim, você verá quais despesas consomem a maior parte do seu dinheiro mensalmente. Compreendendo onde estão os pontos fracos do seu orçamento, poderá buscar maneiras de otimizar seus gastos: mudar fornecedores, desistir de parte do escritório que não é utilizada, etc. Apenas economizando nas despesas, você terá uma melhora significativa em relação à saúde financeira do seu negócio.

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Mas despesas descontroladas não são o único problema na gestão financeira de um empreendedor moderno.

Com o que os empreendedores se deparam diariamente?

Muitos proprietários de negócios enfrentam problemas como:

• Não visualizar o estado real do negócio.
  
• Não saber quanto dinheiro há em cada conta e no total da empresa; os dados existem, mas estão em várias planilhas caseiras difíceis de analisar e quase impossíveis de consolidar.
  
• Não entender quanto podem retirar como dividendos sem prejudicar o negócio.
  
• Incerteza sobre ter dinheiro suficiente no final do mês para pagar salários, aluguel e fornecedores.

Como resolver isso?

Com a Finmap, você pode organizar as finanças do seu negócio e manter tudo sob controle, porque agora:

• Todas as suas contas estão em uma única tela, de forma visual.
  
• Todos os dados são inseridos automaticamente no sistema, graças à integração com bancos e sistemas de pagamento.
  
• É fácil analisar dinheiro (Cashflow), lucros (P&L), projetos, contas, dívidas: não em relatórios complicados e caóticos, mas em gráficos visuais.
  
• Com o calendário de pagamentos, você planeja facilmente o fluxo de caixa e evita lacunas financeiras.
  
• Delegue tarefas rotineiras aos funcionários, decidindo quem pode ver e editar o que é necessário.
  
• Além disso, não é mais necessário procurar modelos de faturas na internet: agora, emita faturas personalizadas diretamente na Finmap.
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