Karina Shevchenko

Você trabalha constantemente, sua equipe dá o máximo de si, há receita, mas no fim do mês quase não sobra lucro? Se isso lhe parece familiar, então você já suspeita que o problema não está nas baixas vendas, mas na falta de uma visão financeira clara. E é aqui que a contabilidade financeira entra em cena.

Não se trata apenas de números no Excel ou relatórios para o fisco. Trata-se de um sistema de análise financeira que mostra onde o negócio está perdendo dinheiro e como é possível preservá-lo e multiplicá-lo.

Por que a contabilidade gerencial é mais importante do que a intuição do dono do negócio

Vamos analisar um caso real de um dos nossos clientes – o empresário Eugênio, que transformou seu negócio com sucesso e dobrou seu lucro. Ele é proprietário de um escritório de advocacia que atua em várias frentes, mas, por motivos de confidencialidade, preferiu não divulgar o nome da empresa.

Como muitos empreendedores, Eugênio via a lucratividade geral da empresa, mas não tinha um entendimento claro dos indicadores financeiros de cada área específica. Isso se tornou um ponto crítico quando ele começou a considerar a expansão e a entrada em novos mercados.

Uma análise detalhada revelou um fato inesperado: dos cinco segmentos da empresa, apenas dois eram lucrativos, um operava no zero a zero e dois geravam prejuízo. Isso levou Eugênio a uma questão crucial: como mudar as estratégias atuais para reduzir as perdas e aumentar a eficiência do negócio?

A solução foi radical:

• Encerrar o segmento que operava no zero a zero e direcionar os recursos da equipe para o desenvolvimento dos serviços lucrativos, aumentando sua eficiência.
• Fechar um dos segmentos deficitários, pois ele não apresentava perspectivas de crescimento.
• Manter o segundo segmento deficitário, pois desempenhava um papel estratégico ao atrair clientes para os serviços lucrativos. No entanto, para que ele deixasse de gerar prejuízo, foi necessário otimizar custos e revisar os processos operacionais.

O resultado não demorou a aparecer: após a reorganização, restaram apenas três segmentos, mas já no mês seguinte o lucro da empresa dobrou. E tudo isso sem aumentar a equipe, sem investimentos adicionais e sem buscar novos clientes.

Essa história mais uma vez comprova: sem contabilidade gerencial, é difícil identificar os pontos fracos do negócio. Dados financeiros precisos permitem tomar decisões embasadas, em vez de agir intuitivamente e, aos poucos, levar a empresa à falência.

Elementos-chave de uma Contabilidade Financeira Eficiente

Para que a contabilidade gerencial realmente ajude a aumentar os lucros, não basta apenas coletar dados – é essencial interpretá-los corretamente. Uma estrutura clara das informações financeiras permite identificar rapidamente áreas problemáticas, tomar decisões embasadas e expandir os negócios sem riscos financeiros desnecessários.

Mas no que se baseia uma contabilidade financeira eficiente? Vamos analisar os principais elementos sem os quais ela simplesmente não funciona.

1. Sistema Único de Dados

Contas bancárias, dinheiro em espécie em diferentes moedas e até criptomoedas – tudo deve ser consolidado em um único sistema, onde a contabilidade é feita não apenas por entidades jurídicas, mas também considerando os fluxos de caixa reais da empresa.

Como proprietário, você não pode apenas supor quanto dinheiro há no negócio – precisa ver isso com clareza e em tempo real. Quanto capital há disponível neste momento? Qual é o lucro real? Para onde o dinheiro está indo? As respostas devem estar acessíveis em um clique – sem caos nos extratos bancários ou planilhas intermináveis.

2. Dados Unificados

Sem um sistema unificado de coleta e análise de dados, sempre há o risco de perder o controle financeiro, o que pode levar a uma gestão ineficiente dos recursos.

O que inclui essa unificação?

• Definição de responsáveis – Cada colaborador precisa entender seu papel na contabilidade financeira e ser responsável por sua área.
• Prazos bem definidos – A coleta e a elaboração de relatórios financeiros no prazo correto não são apenas boas práticas, mas a base para decisões ágeis e assertivas.
• Estrutura clara de receitas e despesas – Sem uma separação bem definida, é impossível avaliar a real situação financeira.
• Segmentação por áreas e projetos – Se os principais segmentos geradores de receita não forem diferenciados, sua rentabilidade não poderá ser analisada corretamente.
• Regras precisas para cálculo de lucro e custos – Sem critérios claros para apuração de custos, depreciação e outras despesas, os relatórios financeiros se tornam imprecisos e subjetivos.

3. Análises Claras e Acessíveis

Para tomar decisões estratégicas eficazes, a empresa precisa ter uma visão clara da situação financeira ao longo dos meses ou até mesmo anos.

Esses dados devem ser apresentados de forma intuitiva e visualmente compreensível: gráficos e dashboards devem concentrar todas as informações em uma única tela, evitando planilhas desorganizadas e confusas.

Esse modelo permite economizar tempo na consolidação de números e focar em decisões estratégicas que realmente impulsionam o crescimento do negócio. Sem uma estrutura assim, a empresa opera "às cegas".

4. Cálculo Segmentado do Lucro

O lucro não deve ser calculado apenas no nível global da empresa, mas também por projetos, segmentos de negócios, grupos de produtos e canais de venda. Além disso, é fundamental considerar a margem e a rentabilidade de cada segmento.

Somente uma abordagem segmentada permite que os empreendedores compreendam claramente por que o lucro está diminuindo e o que precisa ser feito para reverter a situação. Sem essa análise detalhada, o negócio corre o risco de ignorar mudanças importantes em áreas específicas e despesas que podem ter um impacto significativo no resultado final.

5. Cálculo do Ponto de Equilíbrio

Quantas vendas são necessárias por dia ou por mês para que o negócio atinja o ponto de equilíbrio? Onde está a linha entre lucro e prejuízo? Quantas transações precisam ser fechadas para que a empresa se torne autossustentável?

Esses indicadores devem ser calculados com precisão. O monitoramento contínuo desses números permite ajustar a estratégia a tempo e reagir rapidamente às mudanças do mercado.

6. Plano de Receitas e Despesas Estruturado

Imagine a seguinte situação: amanhã você precisa pagar um fornecedor, mas sua conta bancária tem apenas dinheiro suficiente para comprar um pacote de biscoitos para o café. Daqui a uma semana, você receberá um pagamento significativo, mas, enquanto isso, o fornecedor já está enviando mensagens repletas de insatisfação e ameaças de interromper a parceria.

Isso não significa que seu negócio está no vermelho. Trata-se de um clássico descompasso de fluxo de caixa, quando os recebimentos e pagamentos não estão alinhados, resultando em um déficit temporário de recursos para cobrir despesas correntes.
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Por que passar por esse estresse e perder tempo com pedidos de desculpa?

Para evitar situações como essa e impedir que cada pagamento se transforme em um problema, é essencial contar com uma ferramenta confiável – o Calendário de Pagamentos.

Esse recurso será seu aliado na gestão dos fluxos financeiros e ajudará a planejar despesas sem sustos.

Os registros de receitas e despesas podem ser feitos em uma planilha do Excel ou por meio de uma solução automatizada. Com isso, você não apenas saberá exatamente quando e quanto receberá, mas também conseguirá planejar seus pagamentos com segurança, independentemente das circunstâncias.

O empreendedorismo não se resume apenas a riscos – trata-se, também, da habilidade de antecipá-los.

Na prática, a contabilidade gerencial é um verdadeiro GPS, ajudando a criar e otimizar estratégias de negócios no longo prazo, definir metas realistas e alcançá-las, além de construir um negócio sólido e lucrativo.

Torne esse processo mais simples e eficiente com a Finmap – a plataforma online de gestão financeira para empreendedores.

Com a Finmap, você poderá:

• Visualizar o fluxo de caixa da empresa em um só lugar.
• Gerar relatórios gerenciais automaticamente em apenas dois cliques.
• Planejar receitas e despesas com mais precisão.
• Delegar tarefas operacionais à sua equipe.
• ️Maximizar o lucro do seu negócio.

Comece agora a construir um futuro financeiro sólido para sua empresa!

Você já se perguntou para onde vai o dinheiro quando seu negócio parece estar prosperando? Você já se perdeu nos números e não consegue entender onde está o lucro?

A falta de um controle financeiro claro pode levar à perda de recursos e oportunidades de crescimento. É por isso que o relatório de lucros e perdas (P&L) é uma ferramenta essencial para todo empreendedor. Ele ajuda a identificar problemas ocultos e encontrar maneiras de resolvê-los, garantindo o crescimento estável do seu negócio.

Por que um relatório de lucros e perdas é necessário para uma empresa?

Avaliação do desempenho financeiro

Um relatório de lucros e perdas permite avaliar detalhadamente a eficiência financeira da empresa. Você poderá ver, se conseguiu atingir suas metas financeiras, comparando receitas e despesas.

Por exemplo, um dono de restaurante pode usar esse relatório para identificar quais pratos geram mais lucro e quais devem ser removidos do cardápio.

De acordo com o U.S. Bureau of Labor Statistics:

Aproximadamente 20% das pequenas empresas fecham no primeiro ano, 30% dentro de dois anos e 50% dentro de cinco anos, em grande parte devido à falta de controle financeiro.

Orçamento e planejamento estratégico

Ao preparar regularmente um relatório de lucros e perdas, você pode planejar melhor seu orçamento e desenvolver estratégias de crescimento.

Por exemplo, uma empresa pode descobrir que gasta muito em marketing, e redirecionar esses recursos para inovação ou treinamento de funcionários.

Segundo pesquisa do CB Insights:

Uma das principais razões para o fracasso das startups é a falta de planejamento e gestão financeira adequados, representando até 39% de todas as falhas.

Monitoramento e controle de despesas

O relatório de lucros e perdas ajuda a identificar gastos excessivos e encontrar maneiras de otimizá-los. Ele permite que você reaja a aumentos de custos a tempo e tome medidas para reduzi-los, garantindo, assim, a estabilidade financeira da empresa.

Ao analisar os custos, Dmytro Sheremeta, proprietário da empresa de limpeza “Chystota”, conseguiu economizar R$66 mil em um ano.

A empresa de Dmytro sempre buscou fornecer serviços de limpeza de alta qualidade, utilizando equipamentos essenciais como aspiradores de pó e escadas, que precisavam ser transportados. O custo dessa entrega geralmente era incluído no preço do serviço. A empresa frequentemente usava serviços de táxi para transporte, o que levava a despesas logísticas imprevisíveis, dependendo das condições climáticas, dias da semana e demanda por táxis.

Ao analisar os custos por meio do relatório de lucros e perdas na Finmap, Dmytro descobriu que os custos logísticos estavam acima do esperado. Junto com sua equipe, ele começou a buscar maneiras de reduzir essas despesas. Após uma análise cuidadosa, decidiram mudar o método de entrega e firmar parceria com um serviço que utilizava scooters elétricos. Essa abordagem não só reduziu o tempo de entrega, mas também eliminou a dependência dos preços dos combustíveis, tornando os custos de transporte mais estáveis.

Antes da otimização dos custos, uma entrega de ida e volta custava à empresa R$47, enquanto após a nova estratégia logística, os custos caíram para R$13. Isso reduziu significativamente as despesas logísticas e aumentou a eficiência da empresa.

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Relatórios financeiros para as partes interessadas

Investidores e credores analisam o relatório de lucros e perdas ao avaliar a saúde financeira de uma empresa. Isso é especialmente importante se você pretende atrair investimentos para expandir seus negócios. Relatórios financeiros confiáveis aumentam sua atratividade para investidores.

O relatório de lucros e perdas é uma ferramenta indispensável para todo empreendedor. Ele fornece uma visão clara da situação financeira da empresa, ajuda a identificar custos ocultos e otimiza recursos. O uso desse relatório permite que os proprietários de negócios planejem estratégias eficazes, tomem decisões fundamentadas, com base em dados reais e garantam a estabilidade e o crescimento do negócio a longo prazo.

Como criar um relatório de lucros e perdas de qualidade?

Um relatório de lucros e perdas bem elaborado é a base da saúde financeira do seu negócio. Ele não apenas ajuda a entender a situação atual, mas também abre novas oportunidades de crescimento. Para tornar seu relatório o mais útil possível, siga estas etapas:

1. Escolha do Período de Relatório. Determine o período do relatório – mensal, trimestral ou anual – dependendo das especificidades do seu negócio e dos padrões do setor.

2. Coleta de Dados Financeiros. Reúna todos os dados financeiros necessários: receitas, despesas, lucro operacional (ou prejuízo), juros, impostos e outros indicadores financeiros. Isso inclui fluxo de caixa de contas oficiais, caixas registradoras, cartões e carteiras digitais.

3. Classificação de Receitas e Despesas. Classifique cuidadosamente todas as receitas e despesas conforme sua finalidade e natureza. As receitas principais (venda de bens ou serviços) e as receitas adicionais (investimentos, licenças etc.) devem ser destacadas separadamente. As despesas devem ser divididas em categorias como salários, materiais, marketing, custos administrativos, etc.

4. Cálculo do Lucro Líquido (ou Prejuízo). Subtraia o total de despesas do total de receitas, para determinar o lucro líquido ou prejuízo. Esse indicador é fundamental para avaliar a saúde financeira da empresa.

5. Comparação com Períodos Anteriores. Compare os resultados do período do relatório com períodos anteriores para identificar tendências e analisar a dinâmica do desempenho financeiro.

6. Preparação do Relatório Analítico. Após concluir o relatório principal de lucros e perdas, prepare um relatório analítico adicional com informações detalhadas sobre componentes específicos das receitas e despesas, bem como explicações para as mudanças financeiras.

7. Visualização dos Resultados. Use ferramentas de visualização para melhorar a compreensão e a percepção dos dados financeiros. Gráficos e painéis ajudam a avaliar rapidamente a situação financeira da empresa.

Dicas Adicionais:
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• Análise Retrospectiva. Compare os resultados com períodos anteriores para identificar tendências e prever futuras receitas e despesas.
• Análise de Mercado. Considere mudanças econômicas e tendências de mercado que possam impactar o desempenho financeiro da sua empresa.‍
• Separação de Finanças. Mantenha as finanças pessoais e empresariais separadas para evitar o erro comum de misturar fundos.‍‍
• Abordagem Profissional. Consulte um especialista financeiro profissional para orientação sobre a configuração da contabilidade. Se o suporte contínuo for caro, uma consulta inicial pode ajudá-lo a seguir o caminho certo.‍
• Soluções Tecnológicas. Use ferramentas modernas para automação contábil. Por exemplo, a Finmap se integra a bancos e sistemas de pagamento, simplificando a coleta e análise de dados.

Seguindo essas etapas e padrões para elaborar um relatório de lucros e perdas, você obterá uma visão clara e objetiva da saúde financeira da sua empresa. Isso permitirá que você gerencie seus negócios com mais eficiência e tome decisões estratégicas que contribuam para o crescimento e a estabilidade.

Para maior conveniência e eficiência, automatize sua contabilidade com a Finmap e esqueça planilhas complicadas. A Finmap se integra a bancos e sistemas de pagamento, fornecendo gráficos e painéis intuitivos que simplificam significativamente a análise e a tomada de decisões empresariais.

Você já sentiu medo de que amanhã seja o dia do pagamento e você tenha apenas pouco dinheiro sobrando em sua conta em sua conta? Você entra em pânico quando fornecedores importantes exigem pagamento e você não tem fundos suficientes?

Todo empreendedor já enfrentou essas situações ao longo de sua trajetória. Mas por que a falta de dinheiro ocorre justamente nos momentos mais importantes, às vezes decisivos, e como evitar isso?

Esse cenário alarmante é conhecido como problema de fluxo de caixa – quando não há dinheiro suficiente para cobrir as obrigações financeiras do negócio.

Essa situação pode levar à falência e ao endividamento. Além disso, os problemas de fluxo de caixa podem gerar consequências negativas fora da empresa: queda nas vendas, danos à reputação, conflitos com fornecedores, tensão na equipe, mudanças no quadro de funcionários, multas de fornecedores e bancos, além de atrasos na produção.

Este artigo tem como objetivo ajudar os empreendedores a eliminar de vez os problemas de fluxo de caixa. Vamos apresentar 5 dicas essenciais para garantir a estabilidade financeira do seu negócio, evitar o estresse causado pela falta de recursos e criar uma base sólida para um crescimento sustentável.

Seguindo essas recomendações, você poderá planejar melhor os fluxos de caixa, controlar despesas, otimizar o gerenciamento de contas a pagar, criar reservas financeiras e aumentar a receita.

Antecipar-se aos problemas é a forma mais eficaz de evitar dificuldades no fluxo de caixa. Como começar a combater os problemas de fluxo de caixa?

1. Planeje os fluxos de caixa

A importância do planejamento

O planejamento regular dos fluxos de caixa é essencial para prever e evitar possíveis problemas financeiros. De acordo com a Minutes.co:‍

82% das pequenas empresas falham devido a problemas de fluxo de caixa.

Previsão financeira

Faça projeções de receitas e despesas para os próximos períodos. Isso permite identificar possíveis momentos de aperto financeiro e se preparar com antecedência. Segundo um estudo do JP Morgan Chase:

Pequenas e médias empresas têm, em média, apenas 27 dias de reserva financeira.

2. Controle os gastos

Análise de despesas

Revisar regularmente os custos ajuda a identificar onde é possível economizar. Avalie se é viável substituir fornecedores caros por alternativas mais acessíveis sem comprometer a qualidade. Por exemplo, o uso de materiais mais econômicos ou a otimização dos processos produtivos pode reduzir significativamente os custos.

Priorização de gastos

Dê prioridade às despesas que impactam diretamente a receita. Investir em matéria-prima, pesquisa e desenvolvimento, marketing e capacitação da equipe pode aumentar as vendas e melhorar a qualidade do produto. Reduza custos menos essenciais, como despesas administrativas desnecessárias.

Orçamentos flexíveis

De acordo com a Harvard Business Review:‍

Empresas que adotam um orçamento flexível em tempos de incerteza têm maior chance de evitar dificuldades financeiras.

Uso de tecnologia

As soluções tecnológicas ajudam a monitorar e otimizar despesas. Utilize softwares de gestão financeira para automatizar processos e obter relatórios precisos. Segundo a McKinsey:

A adoção de soluções digitais pode reduzir os custos em até 30%.

3. Otimize a gestão de contas a pagar

Condições de pagamento

Negocie prazos de pagamento mais longos com seus fornecedores, sempre que possível. Isso permite manter mais recursos em caixa para cobrir despesas operacionais. Além disso, revise regularmente os contratos com fornecedores e busque condições mais vantajosas.

Automação de processos

Utilize softwares de gestão financeira para automatizar o controle das contas a pagar. Isso reduz erros e garante que os pagamentos sejam feitos no prazo, evitando multas e juros desnecessários.

Definição de prioridades

Dê prioridade ao pagamento das dívidas com maior impacto no seu negócio. Quite primeiro aquelas que podem gerar consequências mais graves em caso de atraso.

Monitoramento das contas a pagar

Acompanhe regularmente a situação das suas contas a pagar. Isso ajuda a evitar gastos inesperados e permite agir rapidamente diante de possíveis problemas financeiros. Considere o uso de ferramentas analíticas para prever necessidades futuras e planejar pagamentos com precisão.

Empreendedores experientes utilizam um calendário de pagamentos, que funciona como uma verdadeira "vacina contra problemas de fluxo de caixa".

O que é um calendário de pagamentos?

O calendário de pagamentos é uma ferramenta de planejamento financeiro que ajuda a controlar os fluxos de caixa do negócio. Geralmente, ele é elaborado para um mês, com divisão semanal, ou para um período mais longo, dependendo das necessidades da empresa.

Nele, são registrados os recebimentos e pagamentos previstos, permitindo que o empresário avalie a capacidade da empresa de cumprir suas obrigações financeiras dentro do prazo.

Embora muitas empresas utilizem planilhas em Excel, esse método pode ser trabalhoso e pouco prático. Uma alternativa mais eficiente são os softwares automatizados de gestão financeira.

A vantagem dessas soluções é que todos os pagamentos planejados são automaticamente integrados ao calendário, proporcionando visibilidade antecipada sobre possíveis problemas de fluxo de caixa.

Além disso, não há necessidade de inserir manualmente os saldos, receitas e despesas a cada mês. Com a integração bancária, todas as informações são atualizadas automaticamente, garantindo precisão e economia de tempo.

Gerenciar o calendário de pagamentos na Finmap é simples e rápido, exigindo apenas alguns cliques:

1. ‍Registrar todas as despesas planejadas: aluguel, salários, impostos e outras obrigações financeiras.
2. Adicionar os recebimentos esperados: pagamentos de clientes, quitação de contas a receber, entre outros.

Um vídeo tutorial pode ajudá-lo a explorar as funcionalidades do calendário de pagamentos e aproveitar ao máximo essa ferramenta.
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Agora, com o calendário de pagamentos, você pode visualizar claramente quando um problema de fluxo de caixa pode ocorrer e agir preventivamente.‍

Evite surpresas: ajuste ou adie pagamentos, negocie prazos com fornecedores e incentive clientes a pagar antecipadamente.

4. Utilize reservas financeiras

Criação de reservas

Crie um fundo de reserva para cobrir despesas inesperadas. Isso ajudará a evitar problemas de fluxo de caixa em momentos de dificuldades financeiras. Especialistas recomendam manter reservas suficientes para cobrir de três a seis meses de despesas.

Investimentos

Considere investir parte do lucro em ativos líquidos que possam ser rapidamente convertidos em dinheiro, se necessário.

Diversificação das reservas

Distribua os fundos de reserva entre diferentes contas e ativos para reduzir riscos. Por exemplo, mantenha parte dos recursos em contas de poupança, outra parte em títulos e o restante em investimentos líquidos.

Revisão periódica das reservas

Revise e atualize regularmente suas reservas financeiras para garantir que estejam alinhadas com as necessidades atuais do negócio. Isso permitirá enfrentar desafios financeiros com mais segurança e evitar problemas de fluxo de caixa.

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5. Aumente suas receitas

Estratégias de marketing

Implemente estratégias de marketing eficazes para atrair novos clientes e aumentar as vendas. Utilize SEO, redes sociais e outros canais para fortalecer o reconhecimento da sua marca.

Investir em marketing de conteúdo pode aumentar significativamente o tráfego do site. Além disso, campanhas de retargeting podem recuperar até 26% dos visitantes que já acessaram seu site, aumentando as chances de conversão.

Diversificação

Considere expandir sua linha de produtos ou serviços. Isso ajudará a reduzir os riscos associados à dependência de uma única fonte de receita.

Programas de parceria

Implemente programas de parceria para atrair novos clientes por meio de parceiros já estabelecidos. Essa estratégia pode ampliar significativamente seu mercado sem grandes investimentos em marketing. Segundo a Forrester,

Empresas que utilizam programas de parceria podem gerar até 15% da receita total a partir desses canais.

Fidelização de clientes

Invista em programas de fidelidade para manter os clientes atuais. De acordo com a Bain & Company,

Um aumento de 5% na retenção de clientes pode resultar em um crescimento de 25% a 95% nos lucros.

Considere implementar descontos, bônus e ofertas especiais para clientes fiéis, incentivando compras recorrentes.

Evitar rupturas de caixa é um aspecto fundamental para o desenvolvimento estável de um negócio.

A implementação das cinco dicas apresentadas ajudará a garantir a estabilidade financeira e a evitar o estresse causado pela falta de recursos.

Planeje o fluxo de caixa, controle os custos, otimize as dívidas a pagar, crie reservas financeiras e aumente a receita.

Usando essas estratégias, você poderá minimizar os riscos financeiros e garantir o sucesso do seu negócio, enquanto o programa Finmap torna o processo simples e compreensível.

Além do calendário de pagamentos no programa Finmap, você pode:

• Controlar entradas e saídas com a integração com os bancos.
• Coletar dados e operações de diferentes projetos, categorias, contratados e parceiros comerciais.
• Analisar facilmente o dinheiro e o lucro, não por meio de relatórios complexos, mas em gráficos visuais.

Esqueça a tensão nervosa causada pela contabilidade gerencial. Descubra o que é organização e transparência nas finanças do seu negócio!